2003. őszén megkezdődött a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program (HEF OP) 1. 2-es intézkedésének keretében Az Állami Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése címet viselő intézkedés részletes feladatainak tervezése, majd 2004. májusában aláírták az Irányító Hatósággal a Támogatási Szerződést. A program célja az Állami Foglalkoztatási Szolgálat teljes rendszerének korszerűsítése. Ennek eredményeképpen egyszerűsödik és lerövidül az ügyintézés, az eddiginél megbízhatóbb előrejelzések készülnek a munkaerőpiacról, és nem utolsósorban az új módszerek fejlesztése segít majd az ügyfeleknek az eredményesebb elhelyezkedésben.

Ennek érdekében több területen kezdődött el a foglalkoztatási szolgálat modernizációja.

1. SZOLGÁLTATÁSFEJLESZTÉS, STRATÉGIAI TERVEZÉS, KUTATÁS

Komponensvezető: Lengyel János – Igazgató, Pest megyei Munkaügyi

Központ

Kiemelt célok:   

• Az álláskeresőket nem passzív  kliensként, hanem dinamikus partnerként kell kezelni  

Az ÁFSZ legfőbb feladata az álláskeresés folyamatának segítése modern, szolgáltatásorientált megközelítéssel. Tudatosítani kell, hogy az egyéneknek maguknak is tenniük kell munkaerő-piaci helyzetük megoldásáért. Ehhez a foglalkoztatási szolgálat  minden rendelkezésre álló információt nyitottá, elérhetővé, akadálymentessé tesz. Az álláskeresőket dinamikus ügyfelekként kell fogadni, akiknek az ÁFSZ - információkkal, korszerű öninformációs technikai lehetőségekkel, szolgáltatásokkal és aktív eszköztámogatásokkal - segítséget nyújt, a többi között ezért a program keretében 20 munkavállalási tanácsadót alkalmaz a Foglalkoztatási Hivatal a munkaügyi központokban és kirendeltségeken.  

• A foglalkoztatók és az ÁFSZ közötti rendszeres kapcsolat erősítése

 Az ügyfelek másik fontos csoportja a magán és állami foglalkoztatók csoportja. Lényeges, hogy az ÁFSZ nem teremt új munkahelyeket, ez a cégek, vállalkozások feladata, ezért az új szolgáltatási modell lényeges előfeltétele a rendszeres, hatékony párbeszéd az ÁFSZ és a foglalkoztatók között. 

• Növelni kell a szolgálat részesedését a munkaerő-közvetítésben  

Az ÁFSZ az a munkaerő-piaci intézmény, amely a legmélyebb és legszélesebb körű ismeretekkel rendelkezik a helyi, regionális és országos munkaerőpiacról. Az új szolgáltatási modell célja az, hogy az információkat hatékonyan használják fel a foglalkoztatás és tágabb értelemben a gazdaság bővülése érdekében.

A hatékonyabb munkaerő-közvetítés érdekében lehetőséget kell adni a foglalkoztatóknak, hogy betöltetlen állásaikat az Interneten keresztül bejelenthessék és megjeleníthessék. Ezért az ÁFSZ egy adatbázist hoz létre, amely tartalmazza a foglalkoztatókra vonatkozó alapinformációkat. Cél, hogy az ÁFSZ ügyfelei számára olyan jól funkcionáló információs rendszereket biztosítsanak, amelyek révén saját maguk is tájékozódhatnak az álláslehetőségekről.  

A komponens két meghatározó projektje, melynek fejlesztései talán leginkább érezhetőek lesznek a mindennapi munka folyamán az 1.1.2.4, és az 1.1.2.8-as számú projekt.

Az 1.1.2.4. projekt keretébenaz ÁFSZ szolgáltatásai fognak korszerűsödni, különös tekintettel a hatósági és az ellátási tevékenység adminisztrációjára. Az évek során az ÁFSZ ellátási és hatósági feladatai bürokratikussá váltak, és az adminisztratív területen alkalmazott iktatórendszer felülvizsgálata valamint működésének korszerűsítése is elengedhetetlenné vált. Az aktív eszközök működtetése nem egységes, számos eszköznek nincs programja, eljárásrendje. A projekt tehát ezen tevékenységek korszerűsítését tűzte ki céljául.

Az 1.1.2.8. projekt keretében modernizálásra kerül az ÁFSZ szolgáltatásainak folyamatleírása, amely szükséges a közvetítői információs rendszerek informatikai támogatottságának megteremtéséhez. Az ÁFSZ közvetítési tevékenységeinek leírását tartalmazó anyagok hiányosak, illetve felülvizsgálatra szorulnak. A jelenlegi leírások nem tartalmazzák az új kirendeltségi modell elemeit, ezért szükséges az új kirendeltségi modell koncepciójának megfelelően az új folyamatleírás elkészítése. Így a leghatékonyabb, és az erőforrás felhasználása szempontjából a legtakarékosabb megoldásokat alkalmazhatják majd.

2. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS

Komponensvezető: dr. Madarász Sándor – Minőségügyi vezető, FH

„A közigazgatás, így az ÁFSZ is a mindennapi életminőség egyik meghatározója.”

A fenti mondat szellemében fontos, hogy az ügyfelekkel közvetlen kapcsolatban álló munkaügyi kirendeltségekben a minőség alapértékké váljon.Ez csak tudatos munkával érhető el, amely a közigazgatásban alkalmazható minőségirányítási rendszer bevezetését, működését segíti, illetve lehetővé teszi.

A 2005-ben befejeződő Phare-projekt egyik eredményeként a rendszerkísérletben közreműködő kirendeltségek kidolgozták az ÁFSZ minőségirányítási modellt, amely 7 kirendeltségen kísérleti jelleggel bevezetésre került. A Phare-projekt tapasztalatai alapján megkezdődhetett a rendszer kiterjesztése, az országos szintű bevezetés tervezése.

A kísérleti szakasz lezárását követően a minőségügyi rendszer bevezetése újabb kirendeltségeken kezdődik meg. Miután a bevezetést nem segíti a kirendeltségeken minőségügyi rendszerépítő tanácsadó, hanem a kirendeltségek a megkapott modell-leírás és módszertani segédlet alapján, saját erőből végzik a tevékenységet, a program sikeres megvalósítása érdekében fokozott jelentősége van a szakmai támogatást is biztosító monitoringnak.

A minőségügyi rendszer bevezetésének egyik fontos eleme a képzés, amely a konkrét minőségügyi és módszertani ismeretek mellett elősegíti a minőségszemlélet kialakulását és növeli a vezetői elkötelezettséget. A tréning jellegű képzés, amelyen a kirendeltségek vezetői és minőségügyi referensei vesznek részt, az elméleti ismeretek közvetítésén túl kialakítja és kifejleszti bizonyos minőségirányítási feladatok megoldásának készségét, illetve képességét.

3. KÉPZÉS

Komponensvezető: dr. Barta Zsuzsanna – Humánpolitikai Főosztályvezető, FH

A képzés keretében 2400 munkatársat készítenek fel az új feladatokra.A képzés a modernizációs program egyik kulcsterülete. 

A foglalkoztatási szolgálat akkor tudja ellátni alapvető feladatát, ha a szervezet rugalmasan, a munkaerő-piac problémáira érzékenyen reagálva működik. Ehhez a szervezeti kultúrával azonosuló, fejlődőképes szakemberekre van szükség, akik képesek a változások menedzselésére is. A képzésbe bevonjuk az ÁFSZ alkalmazottait, a partnerszervezetek, valamint a mintakirendeltségek munkatársait.

A program keretében összesen mintegy 2400 ÁFSZ- és partnerszervezeti munkatárs képzésére van lehetőség.

 Célok: 

• Az ÁFSZ létszáma, szakmai struktúrája, képzettsége feleljen meg a tevékenységek igényeinek;
• A munkatársak felkészítése az új szolgáltatási modell bevezetésének támogatására;
• Az ÁFSZ képzési igényeit kielégítő komplex belső képzési rendszer működjön;
• Az ÁFSZ szervezete legyen képes a környezet (munkaerőpiac, kormányzati feladatok, EU-csatlakozás) kihívásainak megfelelni;
• Az ÁFSZ szakmai és előmeneteli rendszere működjön;
• ÁFSZ-szintű karriertervezési rendszer kerüljön bevezetésre.

4. INFRASTRUKTÚRAFEJLESZTÉS

Komponensvezető:

Vajdovics Jánosné – Gazdasági és Vagyongazdálkodási  Főosztályvezető , FH

Az új irodai elrendezési modell az öninformációs rendszereket helyezi a középpontba.

Olyan nyílt, információs teret kell kialakítani, amely egyértelművé teszi az ügyféláramlást, a nyilvántartásba vételtől, a kioszkoktól az információs pulton át a tanácsadóig. Az új kirendeltségi épületek építészeti kialakításakor a személyre szabott, ügyfélbarát szolgáltatás, információs tér tárgyi feltételrendszerének megteremtése a cél. Ennek érdekében építészeti szempontból akadálymentes szolgáltatói környezetet kell létrehozni.  

Az információs tér - az új szolgáltatási modell legfontosabb elemének - az öninformációs rendszereknek ad helyet, és lehetőséget teremt az ügyfelek számára az önálló informálódásra, álláskeresésre, önéletrajz írására. A munkaügyi kirendeltségek belső átalakítása során a lehetőségekhez képest olyan tágas, egységes, központi ügyfélfogadó teret kell kialakítani, amely lehetőséget teremt a kioszkok elhelyezésén túl a kényelmes használatra, valamint újfajta színvilágával, berendezési tárgyaival aktivitást ösztönző, jó benyomást gyakorol az ügyfelekre. Nekik érezniük kell, hogy a munkaügyi szervezet a szolgáltatásokat értük és általuk nyújtja, és ehhez igyekszik támogató környezetet, valamint megfelelő tárgyi feltételrendszert biztosítani.

A komponens keretében megvalósuló fejlesztés kiterjed a munkaügyi kirendeltségek adottságainak, az egységes standardek alapján kialakítandó információs terek építészeti, belső építészeti átalakítása beruházási szükségleteinek felmérésére, tervezésére. Egyúttal pedig lehetőséget teremt az átalakítás egységesítéséhez szükséges standardek meghatározására (Franchise Kézikönyv), továbbá az információs terek kialakításához közvetlenül kapcsolódó beruházások kivitelezésére.

A legfontosabb célok: a kirendeltségek egységesebb megjelenése, az önkiszolgáló pultok /kioszkok/ megfelelő elhelyezése, az egységes arculati megjelenést alátámasztó színvilág, épületszerkezetek, bútorzat használata.  Ugyancsak súlyponti kérdés az ügyfélváró átalakítása barátságos, szolgáltató önkiszolgáló egységgé (pl: gyereksarok), a kulturált vizes helyiségek kialakítása, illetve az új szolgáltatási modell funkciójának megfelelő szolgáltató helyiségek, munkahelyek létrehozása. A komponens keretében 60 kirendeltség átalakítását tervezzük.

5. INFORMATIKAI FEJLESZTÉSEK

Komponensvezető: Kenyeres Judit – Informatikai Főigazgató-helyettes, FH 

Eddig több mint 2300 új számítógépet szállítottak a kirendeltségekre.

A modernizációs program megvalósítása elképzelhetetlen az informatikai fejlesztések nélkül.

A Foglalkoztatási Hivatal felmérte a megyei munkaügyi központok és kirendeltségeik informatikai fejlesztési igényeit, és a 2002. évi Phare-projektben ajánlott szempontok szerint kidolgozta a megyei és helyi hardverfejlesztési standardokat.  

Eddig  2330 új számítógépet, illetve 1300 nyomtatót kaptak a területi kirendeltségek. Az új  információs  rendszerek  működtetéséhez szükséges infrastruktúra kialakításának része a megyeközpontok informatikai  struktúrájának átalakítása is. Ennek keretében  20 megyei szerver került az érintettekhez.  

A kirendeltségek informatikai  infrastruktúrájának  részét képezik a kirendeltségi  szerverek. A régieket 134 kirendeltségen lecserélték.

A migrációs terv

Az Állami Foglalkoztatási Szolgálat jelenlegi informatikai rendszerei heterogén, önálló elemekből felépülő szigetrendszerek. Az alkalmazott technikák és technológiák, az információszolgáltatással szemben támasztott elvárások, valamint a többszörös programmódosítások miatt szükséges egy új, központi adatbázisokat használó integrált rendszer kialakítása.

Az új integrált rendszerre történő átállás során elengedhetetlen az Állami Foglalkoztatási Szolgálat üzembiztos napi ügymenetének biztosítása.  Ez volt az alapja a Migrációs terv projekt keretében elkészülő ütemterv kidolgozásának. A migrációs terv elkészítésének másik alapinformáció forrása volt az ÁFSZ középtávú informatikai stratégiája és az abban megfogalmazottak. A migrációtervezés folyamatában elsőként a jelenleg országosan bevezetett, működő alkalmazások és az adatkörök felmérése, valamint az ÁFSZ jelenlegi működési modelljének meghatározása történt meg. A fenti dokumentumok képezik a migrációtervezés összes további termékének alapját. Az integrált rendszer kialakításához, és az átállás során végrehajtandó migrációs lépések megtervezéséhez szükséges az integrált rendszer modelljének megtervezése.

A projekt során elkészült a működési modellre és az ott alkalmazott bizonylatokra alapozott integrált rendszermodell, amely egységes keretbe foglalva bemutatja az informatikával támogatandó rendszerfolyamatokat és a kezelendő adatokat, valamint azok javasolt struktúráját. A Migrációs terv projekt eredményeit összegző dokumentum a megvalósítás folyamatát részletesen tartalmazó migrációs ütemterv. Ebben kerültek meghatározásra az egyes rendszerfolyamatok, azok bevezetésének sorrendje, és az áttéréshez szükséges ideiglenes megoldások is. Ez a migrációs folyamat biztosítja majd a folyamatos működés melletti átállást az új rendszerre.