A rendelkezésre álló források hatékony felhasználása, a tervek eredményekké alakítása újfajta, projektszemléletű menedzsmentet igényel. Erre a kihívásra válaszolt a Foglalkoztatási Hivatal, a program megvalósításának kezdetén az önálló egységként működtetett Modernizációs Programiroda felállításával. A Programiroda munkatársainak feladata a teljes programmenedzsment biztosítása, a szakmai célok szerint megkülönböztetett komponensekben zajló munka koordinációja. Ők látják el az összességében 8,4 milliárd forintot kitevő források kezeléséhez, és a szakmai munkához kapcsolódó nagy mértékű adminisztrációs és szervezési feladatokat. A mindennapi együttműködés tapasztalatai alapján kijelenthető, hogy a menedzsment elkötelezett, és sikerorientált.

Katona Edit HEFOP 1.2 programirányító HEFOP Irányító Hatóság

A programon belül 78 projekt kerül lebonyolításra. Mindez elképzelhetetlen lenne az egyes szakterületek közötti erős és folyamatos együttműködés nélkül. Ennek köszönhetően a bevont erőforrások egymásra építve, egy integrált fejlesztés keretében fejtik ki hatásukat. A minőségügyi komponens például szervesen összehangolja tevékenységét a szolgáltatásfejlesztés komponenssel, hiszen arra épül. Emellett együttműködik a képzési komponenssel, mert a minőségirányítási rendszerben dolgozó munkatársak képzése ott valósul meg. Mivel mindehhez informatikai háttérre is szükség van, természetszerűen az informatikai komponenssel is szinkronban kell lennie.

Az összehangolt fejlesztések eredményeiről akkor kaphatunk igazán képet, ha látogatást teszünk az infrastrukturális fejlesztésben is érintett 60 kísérleti kirendeltség valamelyikén. Az egységes arculati elemek, az ügyfélbarát elrendezés, a munkatársak részére kellemes munkakörnyezetet biztosító belsőépítészeti megoldások már önmagukban is hozzájárulnak a szolgáltatási rendszer hatékonyságának fokozásához. Várakozásainknak megfelelően az ügyfelek kedvelik, és aktívan használják is az öninformációs tereket. Az álláskeresők részére biztosított számítógépes terminálok, illetve egyéb információs eszközök működtetése egy-egy esetben ugyan hagy még kívánnivalót maga után, de kétségtelen, hogy a fejlesztések jó úton haladnak.

Az öninformációs terek kialakításán, az egységes színeken, elrendezésen túl az ügyfelek részére nyújtott szolgáltatások eljárásrendjének egységesítése is zajlik. A megkérdezett munkatársak kedvezően fogadják az új szolgáltatási modellt, ugyanakkor nem hagyható figyelmen kívül, hogy a közigazgatásban zajló reformok újabb kihívást jelentenek az ügyintézői kapacitások biztosítása terén.

Az új szolgáltatási modell bevezetésének feltétele a munkatársak elméleti és gyakorlati felkészítése is. Ez azonban csak egy a programban megvalósuló számos képzés közül (pl. vezetőképzés, minőségirányítási képzés, esélyegyenlőségi képzés, kiégést megelőző tréning).  Bár a képzések szervezésével kapcsolatban a megkérdezett kirendeltségi munkatársak kritikusak voltak, a különböző tréningeken, kurzusokon részt vett valamennyi munkatárs elégedett volt az előadások tartalmával, minőségével és a megszerzett tudás hasznosíthatóságával.

Az ÁFSZ fejlesztésének része a partnerközpontú kirendeltségi működés kialakítása, a minőségirányítási rendszer bevezetése és működtetése. Ennek részeként a rendszerbe már bevont kirendeltségeken az ügyfeleknek lehetősége van egy kérdőíven véleményt nyilvánítani. A nyomon követés során vizsgált elégedettségi kérdőívek többsége pozitív visszajelzést tükröz. A kérdőívet kitöltők aránya ma még viszonylag alacsony, a szolgáltatások és a partnerközpontú működés fejlődésével azonban az ügyfelek bizalma várhatóan ez irányban is növekedni fog. Az elégedettségmérésben jelzett problémák visszacsatolása megtörténik. Az egyik leggyakrabban felvetődő probléma az álláskeresők részéről a hosszú várakozási idő. Bár a kialakult helyzetnek objektív okai vannak, megszüntetésére munkaszervezési megoldásokkal próbálkoznak a kirendeltségek. A minőségirányítási rendszer bevezetése pozitív irányban befolyásolja a szervezet működését a problémák feldolgozása, és az azokra adott válaszok tekintetében.

A fejlesztési program elképzelhetetlen lenne a megfelelő informatikai háttér biztosítása nélkül. Valamennyi megyei munkaügyi központ és kirendeltség részesül a program keretében beszerzett informatikai eszközökből. A hardverfejlesztés mellett megindult egy komplex, integrált informatikai rendszer kialakítása is, amely az egyik legfontosabb eleme a programnak.

A fejlesztések megvalósításában résztvevők elkötelezettségének és a kialakult együttműködésnek köszönhetően tehát a program előrehaladása jó. A megvalósítás során ugyan adódnak nehézségek, az ezekre adott válaszok, a hiányosságokról adott külső és belső visszajelzések lehetőséget teremtenek a rendszer folyamatos finomítására, a kitűzött célok elérésére.