A városi kirendeltség 1999. novemberétől működik jelenlegi épületében, amely egy kétszintes családi házból alakult át hivatallá. Itt 15 fő dolgozik. A földszinten kaptak helyet az ellátási és közvetítési feladatokat ellátó ügyintézők irodái, az emeleti irodákban pedig az aktív eszközökkel kapcsolatos ügyintézés történik, illetve a kirendeltség-vezetői iroda található. A kirendeltség családias jellegét a korábbi átalakítás után is valamelyest megőrizte. Az információs kolléga a „konyhából” átalakított irodában a tálaló pult mögött dolgozott. Ügyfeleink a kirendeltségre belépve a folyosóról két irodába is tudtak közlekedni anélkül, hogy az információs kolléga látókörébe kerültek volna. Az új szolgáltatási modellbe való bekerülésünk legfontosabb eredménye az információs szint átalakítása.

2004. október közepén kezdődtek az átalakítási munkálatok. Folyamatosan kellett a földszinti irodákból elköltözni az épület alagsorába. Ügyfeleink és a kollégák türelmesen várták az építési munkák befejezését, amely számunkra is rekordidőn belül megvalósult, és 2004. december elején már visszaköltözhettünk a megújult kirendeltségi épületbe. Befalazták a folyosóról nyíló irodai ajtókat, az átalakítás után ezek az irodák az információs térből nyílnak. Így a kirendeltségre érkezőnek először az ügyfélirányítást végző kollégát kell felkeresnie, aki ellátja a szükséges információkkal. Az átalakítás után a kirendeltségi információs tér bővült, és a földszinten tanácsadói („intim”) irodát alakítottak ki. Ezekkel a kirendeltségi szolgáltatások színvonalát tudjuk növelni. Az információs tér a Franchise könyv útmutatásai alapján újult meg. A kirendeltségre belépve modern, egyértelmű útmutatással találkozik az ügyfél.

Az információs térben 3 db ülő és 1 db álló kioszk található. Az álló kioszk és 2 db ülő kioszk az ÁFSZ szolgáltatásait mutatja be, 1 db ülő kioszkon pedig a pályakezdők részére fenntartott www.epálya.hu szolgáltatásai vehetők igénybe. Az információt ellátó kolléga az ügyfelek ütemezésén, irányításán kívül segíti a kioszkok használóit is. Az ügyfelek a várakozási idő alatt már keresik azokat az információkat, amelyek elhelyezkedésüket segítik. A közvetítő ügyintézőt már a kinyomtatott, őket érdeklő álláslehetőséggel keresik fel, (amennyiben jelentkezési kötelezettségüknek is az adott napon kell eleget tenniük.) Az ülő kioszkok kedveltebbek, mint az ugyancsak információs térben megtalálható álló kioszk. Az öninformálódási lehetőségnek köszönhetően ügyfeleink már nem csak akkor keresik fel kirendeltségünket, ha arra köteleztük őket, hanem saját maguk igénye (informálása) miatt is.

Az információs térben növekedett a falakon elhelyezhető információs táblák száma és mérete is, amelyek bútor-hatását keltik a belépők számára. Ezért a kioszkokat nem használó ügyfeleink részére több információval tudunk szolgálni az átalakítás előtti időszakhoz képest. Az információs táblákon tájékoztatjuk ügyfeleinket a törvényi változásokról, a megyei és kirendeltségi hirdethető álláshelyekről, a megyei képzési lehetőségekről. Tájékoztatást kapnak a kirendeltségi szolgáltatásokról, illetve az Álláskereső Klub foglalkozásairól. Az elégedettségi vizsgálatok azt mutatták, hogy a megkérdezettek 94 százaléka elégedett volt az ügyfélfogadás körülményeivel. Az ügyfélváróban elhelyezett eszközök és információk a válaszolók 68 százalékát segítették a tájékozódásban, 15 százalékának nem volt szüksége segítségre, mert sajnálatos tényként állapítható meg, hogy ők visszajáró ügyfeleink. Az építészeti munkák befejezését követően a kirendeltségi munkák belső átszervezését is megvalósítottuk, a modernizációs elvárásoknak eleget téve. A közvetítő csoporton belül, megosztott munkakörben egy kollégánk tanácsadói tevékenységet is ellát, így az „intim” tárgyaló is betölti funkcióját. Az ügyfeleink és a tanácsadó kolléga is örömmel vették ezt a lehetőséget, amely segíti a problémafeltárást azáltal, hogy csak ketten, a külső tértől elzárva beszélhetik meg a munkába állást, akadályozó tényezőket.

Összességen elmondható, hogy azok a nehézségek, amelyek az átalakítással jártak, kárpótolták mind az ügyfeleket, mind a dolgozókat. A kirendeltségi információs tér átalakítása megfelel a modernizációs elképzelésekben megfogalmazott, a szolgáltatásfejlesztésre vonatkozó elvárásoknak. Segíti a kirendeltségre érkezőket a jobb eligazodásban, az ügyfelek több információval rendelkezhetnek a megyei, országos és európai álláslehetőségekről.

Szeréminé Lazsán Zsuzsanna

kirendeltség-vezető